Kto lepiej potrafi opowiedzieć o tym,  jak zorganizować dużą imprezę, czy event jeśli nie osoba, która ma w tym obszarze doświadczenie! Przemek Janiszewski pracownik firmy Mars, wolontariusz, od lat związany z harcerstwem, który zorganizował wyjątkowe wydarzenie dla miłośników harcerstwa z całej Europy – międzynarodowy zlot harcerzy i skautów!

Jak pod Wrocławiem na poligonie wojskowym o powierzchni 30 ha udało się zgromadzić ponad 7 tyś osób? Wydarzenie trwało 7 dni. Organizatorzy stworzyli 20 ha miasteczko namiotowe oraz postawili halę namiotową o wymiarach 120 m długości i 55 m szerokości. Ponadto zorganizowali wyżywienie, a z pomocą podwykonawców i wolontariuszy powstała potrzebna infrastruktura. Zorganizowano też atrakcje dla uczestników. Jak udało się to zrealizować? Czy doświadczenie z dobyte w pracy w korporacji pomaga w organizacji imprez masowych? Jakie cechy charakteru powinien mieć dobry lider? O czym trzeba pamiętać i na co należy zwrócić uwagę organizując event?  Na te i inne pytania znalazła się odpowiedź w webinarze ?Lekcje odrobione, czyli dobre praktyki organizacji dużych imprez, przez pryzmat pracy w korporacji?.

Pierwszą zasadniczą rzeczą jest budżet. Dobrze opracowany budżet imprezy, ustalenie sposobu finansowania, szczegółowa analiza grup wydatków, a w dalszej perspektywie stała praca z budżetem, to najważniejsze aspekty, o których wspominał Przemek w trakcje szkolenia. Istotne jest trzymanie się przyjętych ram finansowych. Warto także stworzyć ?rezerwę?, która zapewni bezpieczeństwo projektu, gdy pojawią się nieprzewidziane wydatki. 

Zanim zaczniesz organizować imprezę należy to wydarzenie dobrze zaplanować i rozpisać szczegółowy harmonogram realizacji krok po kroku. Dobrym rozwiązaniem jest podzielenie realizacji na poszczególne etapy i zaplanowanie terminu ich realizacji. Należy też jasno określić osoby, które będą odpowiedzialne za poszczególne działania. Bardzo ważne, by w trakcie planowania działań, które rozłożone są w czasie zaplanować kilka dni ?buforu?, na ewentualne opóźnienia albo sytuacje, które mogą utrudnić realizację harmonogramu jak np. zła pogoda,. Przemek zwrócił też uwagę na potrzebę optymalizacji harmonogramu. Jeśli pewne etapy zostaną zrealizowane przed czasem, jakie działania można podjąć w ramach tego ?zyskanego? czasu ? takie działania warto rozważyć.

W ramach planowania i realizacji projektów bardzo ważne jest także dotrzymanie terminów oraz przygotowanie formalności i niezbędnych procederów, czy dokonanie niezbędnych zgłoszeń, które pozwolą nam stworzyć wydarzenie zgodnie z wymogami prawa.   

Dobór wykonawców, to kolejny punkt na mapie realizacji eventu. Przemek opowiadał jak ważny jest to aspekt. Na wybór wykonawców składało się stworzenie zapytań ofertowych, które zawierały warunki i oczekiwania organizatora. Przy realizacji dużych imprez ważne jest też właściwe sformułowanie umów oraz dobry kontakt z wykonawcami oparty na partnerskiej współpracy i dobrej komunikacji.

Wolontariusze! Za sukcesem wielu realizacji stoją właśnie oni. Bardzo ważną kwestią, o której wspomniał Przemek, jest rozpoznanie i odpowiedź na potrzeby wolontariuszy. Zrozumienie oczekiwań, a co za tym idzie zrealizowanie potrzeb sprawiło, że wolontariusze chętnie zaangażowali się w realizację zlotu harcerskiego oraz wykazali się zapałem i niezwykłą dojrzałością.  Spotkanie z wolontariatem zwłaszcza dla osób młodych to cenny czas i doświadczenie. To ważne, aby  docenić ich wysiłek i wkład pracy oraz stworzyć wolontariuszom przestrzeń do rozwijania ich talentów i kreatywności. Kolejnym ważnym aspektem jest określenie minimalnych wymagań i kwalifikacji oraz właściwa komunikacja. Działania te dadzą wolontariuszom poczucie bezpieczeństwa.

 ?Działania które są podejmowane w ramach naszych imprez powinny być spójne z wizją i misją  naszej organizacji. To ważne, aby pomagały realizować tego co sobie założyliśmy jako organizacja?? mówił  Przemek.

Kończąc swoje szkolenie  podkreślał jak istotne jest przygotowanie niezbędnych narzędzi, które ułatwią realizację celów indywidualnych konkretnego projektu, m.in. stworzenie dedykowanych do naszego planu dokumentów, sposobu komunikacji, a także stworzenie jasnych, przejrzystych zasad i dostosowanie struktury do wydarzenia. Zapewni to sprawną realizację, bezpieczeństwo oraz uporządkuje pracę, eliminując błędy i możliwe nieporozumienia. W takich działaniach nie można zapomnieć też o roli lidera, czy liderów, którzy nadzorują realizację, rozdzielają zadania i na bieżąco odpowiadają na wszystkie napotkanie po drodze trudności.  Wspierają też zespół  i kontaktują się z urzędami pilnując, by dokumentacja była kompletna. Dobry lider to ten, który jest cały czas na miejscu i czuwa. Realizując zadania w plenerze warto  pamiętać, by w trakcie przygotowań i pracy osoba decyzyjna była dostępna i mogła służyć radą oraz rozwiązywać bieżące problemy.

Czy warto jest organizować duże imprezy? Oczywiście, że tak! Trzeba jednak pamiętać, że takie wydarzenia obarczone są tygodniami, jak nie latami przygotowań. Przemkowi się to udało. Wolontariusze, uczestnicy imprezy i organizatorzy będą pamiętać je do końca życia oraz wspominać z uśmiechem na ustach i sentymentem. Dla takich wspomnień warto podjąć ten trud i stworzyć wydarzenie, które zostanie zapamiętane na długie lata.