W trakcie pandemii koronawirusa wiele wydarzeń, które dotychczas odbywały się w formule stacjonarnej, musiało przenieść się do przestrzeni wirtualnej. Ich organizatorzy szybko zauważyli, że to nie tylko dobra alternatywa, ale również znakomity sposób na dotarcie do szerszego grona odbiorców i oszczędność czasu oraz środków.

Interaktywne webinary to narzędzie cenne z perspektywy zarówno szkoleniowców, jak i marketingowców, czy osób odpowiedzialnych za promocję. Dzięki nim można równocześnie osiągać kilka celów – np. promować swoją ofertę, utrzymywać relacje z dotychczasowymi odbiorcami, budować ekspercki wizerunek i docierać do zupełnie nowych grup. O tym, jakie korzyści przynoszą wydarzenia online w przypadku przedstawicieli sektora NGO, przeczytasz więcej w Case Study Pro NGO na blogu ClickMeeting. Oczywiście zanim stworzysz własne wydarzenie online, najpierw warto dowiedzieć się, jak organizować tego typu spotkania i z jakich narzędzi możesz skorzystać. Będzie to zdecydowanie prostsze dzięki temu artykułowi.

Webinar: nie tylko w czasie rzeczywistym

Standardowo webinary kojarzą się ze spotkaniem przeprowadzanym w czasie rzeczywistym. Taki jest również ich rodowód. Kiedy ten format powstawał, miał zastąpić tradycyjne seminaria odbywające się w salach wykładowych. Z biegiem czasu i rozwojem technologii uległo to jednak zmianie. Obecnie jeszcze większe korzyści można osiągnąć dzięki automatyzacji. W ClickMeeting do wyboru pozostają:

• Webinary na żywo: organizując wydarzenie tego typu, spotkasz się na żywo ze swoimi odbiorcami w ściśle określonym czasie.
• Webinary automatyczne: w tym przypadku możesz wykorzystać np. nagranie webinaru na żywo albo inny przygotowany wcześniej materiał wideo, wzbogacić je o dodatkowe treści i zaprosić odbiorców na wydarzenie, które odbędzie się we wskazanym przez Ciebie czasie. Obecność prezentera nie jest jednak obowiązkowa.
• Webinary na żądanie działają w podobny sposób, jednak użytkownicy zyskują dostęp do treści wtedy, kiedy jest to dla nich najbardziej wygodne.

Wszystkie typy webinarów mogą mieć formę webinarów płatnych. Dzięki integracji z systemami płatności możesz w łatwy sposób rozpocząć zarabianie na swoich wydarzeniach. W zależności od wybranego planu podczas webinarów możesz zgromadzić nawet 1000 uczestników. Oddzielną kategorią wydarzeń pozostają spotkania online. W ich trakcie można zgromadzić grupę 40 osób, które mogą udostępniać dźwięk z mikrofonu i obraz z kamery.

Jak utworzyć webinar?

Organizowanie wydarzeń jest niezwykle proste. Wystarczy kilka kliknięć, aby utworzyć webinar, zadbać o jego promocję i zaprosić pierwszych uczestników.

Nie musisz ograniczać się do teorii. Możesz również sprawdzić, jak to wygląda w praktyce. Skorzystaj z bezpłatnego okresu próbnego ClickMeeting i twórz wydarzenia online przez 30 dni!

1. W pierwszym kroku zdecyduj, jaki typ wydarzenia chcesz utworzyć. Po przejściu do panelu konta określ, czy interesuje Cię webinar na żywo, webinar na żądanie albo webinar automatyczny.

2. Następnie przejdź do podstawowych ustawień webinaru. Wprowadź nazwę (która rzecz jasna będzie nawiązywać do poruszanego tematu) oraz datę. W tym miejscu możesz również określić zabezpieczenia pokoju wydarzenia. Nie musi być ono otwarte dla wszystkich. Możesz także wskazać hasło dostępu albo wybrać jednorazowy token.

3. Konfiguracja formularza rejestracji i poczekalni. Jeżeli zależy Ci na docieraniu do nowych odbiorców, a przy okazji Twoje wydarzenia mają pomóc w realizacji celów marketingowych, kluczowe znaczenie zyska formularz rejestracji. W ClickMeeting możesz go modyfikować, wprowadzając np. checkboxy umożliwiające Twoim uczestnikom wyrażenie odpowiednich zgód albo udostępniając linki do regulaminu wydarzeń czy strony zawierającej politykę prywatności. Bez problemu skonfigurujesz również zakres danych, które chcesz pozyskać od swoich uczestników.

Co ważne: ClickMeeting jako europejska firma jest zobligowany do działania zgodnego z przepisami RODO. Podczas Twoich wydarzeń zajmuje się przetwarzaniem danych osobowych, których Ty jesteś administratorem. Więcej na temat dobrych praktyk dotyczących prywatności i bezpieczeństwa danych przeczytasz w poradniku Prywatność online. Opinie użytkowników i dobre praktyki.

4. Zadbaj o branding. Im bardziej pokój wydarzenia, a także wszystkie powiązane z webinarem strony będą odpowiadały brandingowi Twojej organizacji, tym profesjonalnej będą się prezentować. W łatwy sposób możesz więc zmienić kolorystykę, a także dodać np. logotypy czy inne elementy graficzne.

5. Skorzystaj z automatyzacji. W oddzielnej zakładce znajdziesz ustawienia dotyczące automatyzacji poszczególnych aspektów wydarzenia. Sięgnij po nie, aby ułatwić swoją pracę, usprawnić komunikację z uczestnikami i docierać do nowych grup odbiorców.

W tym miejscu możesz między innymi ustawić automatyczny stream wydarzenie na YouTube lub Facebooku, zdecydować o automatycznym rozpoczęciu nagrywania wydarzenia oraz o jego automatycznej publikacji na swoim kanale YouTube. Zadbasz również o kontakt z odbiorcami. Błyskawicznie zautomatyzujesz wysyłkę przypomnień o wydarzeniu oraz ustalisz, jakie wiadomości trafią do uczestników (i osób zarejestrowanych, które nie wzięły udziału w webinarze) po zakończeniu wydarzenia. Możesz także przekierować ich bezpośrednio na swoją stronę internetową oraz przesłać wiadomość z podziękowaniami zawierającą między innymi certyfikat uczestnictwa, nagranie webinaru lub prośbę o podzielenie się opinią.

Liczy się pomysł i promocja

Jak widzisz, przygotowanie pierwszego wydarzenia nie musi być trudne. Aby zagwarantować jego sukces, musisz jednak zadbać również o odpowiednią promocję. Wykorzystaj różne kanały komunikacji, aby dotrzeć do jak największej grupy potencjalnych uczestników. Świetne rezultaty przynosi oczywiście promocja w mediach społecznościowych oraz wykorzystanie potencjału, jaki oferuje content marketing.

Jeszcze większe znaczenie będzie miał jednak odpowiedni dobór tematu. Dobry webinar mogą poprowadzić zarówno wewnętrzni eksperci, specjalizujący się w dziedzinie interesującej Twoich odbiorców, jak i zaproszeni goście. Takie współprace w wielu przypadkach pozwalają na znaczne zwiększenie potencjału marketingowego i dotarcie do zupełnie nowych odbiorców. Znakomite rezultaty przynoszą również cykle webinarów. Organizując je, można skutecznie zbudować silną relację pomiędzy organizacją a odbiorcami. Dzięki automatyzacji będzie to natomiast zdecydowanie prostsze.

Do zobaczenia podczas webinaru!